Metodyka ASAP opracowana na kanwie wieloletnich doświadczeń firmy SAP, jest idealną metodyką do wdrażania komponentów systemu ERP, ale również wdrożeń innych systemów i komponentów technologicznych. Zaangażowanie użytkowników w proces wdrożenia produktu SAP jest jedną z kluczowych cech metodyki ASAP
Kluczowymi zagadnieniami w każdym projekcie są:
- czas
- budżet
- zasób pracy
W gronie naszych specjalistów znadują się osoby posiadające certyfikat z metodyki ASAP wystawiony przez SAP Polska.
Poniżej zamieszczamy typowe zagadnienia przy wdrożeniach systemów oraz ich rozwiązania oparte o metodykę ASAP.
| RYZYKO |
| Brak sformalizowanego opisu metodyki projektu, procedur i uregulowań postępowania w projekcie. Rezygnacja z opracowania i wdrożenia „Karty Projektu” oraz szczegółowego harmonogramu prac związanych z podziałem zadań i obowiązków pomiędzy zespołem konsultantów (Dostawca), a zespołem oddelegowanych pracowników merytorycznych (Zamawiający). |
| METODA REDUKCJI RYZYKA |
Zespół oddelegowanych konsultantów ze strony Dostawcy powinien przeprowadzić inwentaryzację dotychczasowych działań w zakresie określenia metodyki projektu oraz zależności i powiązań Zamawiający – Dostawca. Następnie, zespół projektowy (zarówno po stronie Dostawcy, jak i Zamawiającego) powinien zaplanować, przygotować i przeprowadzić działania dotyczące wdrożenia systemu SAP ERP w oparciu o zalecaną do wdrożeń metodykę ASAP. Zgodnie z metodyką, plan wdrożenia powinien opierać się o 6 faz:
Wszystkie ww. fazy powinny zostać opracowane i przeprowadzone w ramach projektu wdrożeniowego. Zgodnie z dokumentem „Wzorcowy podział Zadań SAP-Klient” odpowiedzialność za opracowanie i wdrożenie standardów oraz procedur projektowych w podziale 70/30% leży po stronie Dostawcy. |
| RYZYKO |
| Niewyznaczenie imiennych składów osobowych zespołów wdrożeniowych po stronie Zamawiającego w strukturze organizacyjnej projektu i / lub nieoddelegowanie uczestników projektu do prac w wystarczającym stopniu. Brak regulacji dotyczących wynagradzania pracowników merytorycznych za prace realizowane na rzecz projektu. |
| METODA REDUKCJI RYZYKA |
| Zgodnie z zalecaną dla projektów wdrożeniowych SAP, metodyką ASAP niezbędne w fazie pierwszej – przygotowania projektu – jest wyznaczenie kluczowych interesariuszy projektu, w tym:
· zespołu projektowego po stronie Zamawiającego, · zespołu projektowego po stronie Dostawcy, · Komitetu Sterującego, jak również · zasad i mierzalnych celów operacyjnych.
W zakresie metodyki ASAPjest określony wymóg dodatkowego wynagradzania pracowników merytorycznych, jednak określenie czytelnych i motywujących zasad jest szeroko stosowaną dobrą praktyką. Powyższy zakres leży w gestii Sponsora projektu, który odpowiada za motywowanie, określenie celów i produktów projektu a także za motywowanie kadr i realizację odpowiedniego programu motywacyjnego. Zgodnie z dokumentem „Wzorcowy podział Zadań SAP-Klient” odpowiedzialność za powołanie zespołów wdrożeniowych oraz za określenie działań motywujących leży całkowicie po stronie Zamawiającego.
|
| RYZYKO |
| Dodatkowe zadania przydzielone pracownikom związane z realizacją projektu wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego mogą być traktowane przez nich, jako zło konieczne, którego należy unikać m.in. a) ponadwymiarowe godziny pracy związane z wprowadzaniem danych słownikowych, parametrów oraz testowaniem oprogramowania; b) złożone, czasochłonne zadania merytoryczne np. identyfikacja i opis procesów gospodarczych; c) odpowiedzialność za decyzje dotyczące formułowanych wymagań). |
| METODA REDUKCJI RYZYKA |
| Istotne jest, aby przed rozpoczęciem projektu przygotować pracowników do nowych odpowiedzialności, poprzez pokazanie im informacji o kluczowych korzyściach z wdrożenia systemu zintegrowanego. Wszelkie działania powinny być podejmowane w podejściu partnerskim.
Plan mitygacji ryzyk: a) reguły wynagradzania za zadania będące częścią projektu zostaną uregulowane w odpowiednim dokumencie wewnętrznym w początkowej fazie projektu a następnie omówione z pracownikami b) czasochłonne zadania merytoryczne zostaną przy pomocy zespołu projektowego (również z SAP) rozłożone na czynniki pierwsze c) kwestie odpowiedzialności za decyzje dot. wymagań zostaną wyjaśnione zespołowi. Zostanie opracowane podejście 2 par oczu – sprawdzenie jednocześnie przez Zamawiającego i Dostawcę – co w konsekwencji zmniejszy obciążenie decyzyjne użytkowników kluczowych. Zgodnie z dokumentem „Wzorcowy podział Zadań SAP-Klient” odpowiedzialność za określenie działań motywujących leży po stronie Zamawiającego, podczas gdy odpowiedzialność za planowanie wymagań technicznych powinna się znajdować po stronie Dostawcy (przy wsparciu Zamawiającego). |
| RYZYKO |
| Zmiana wymagań funkcjonalnych w fazie konfiguracji systemu lub w fazie wykonywania testów – pomimo wcześniejszego zatwierdzenia dokumentu „Analiza Przedwdrożeniowa”. Brak zatwierdzonych specyfikacji zestawień i raportów – zgodnie z umową kontraktową Dostawca zobowiązany jest do opracowania 30 nowych zestawień i raportów. |
| METODA REDUKCJI RYZYKA |
| Zmiana wymagań funkcjonalnych, w każdej fazie projektu następującej po ich zatwierdzeniu przynosi ryzyko wydłużenia prac a zarazem ich kosztów.
Plan mitygacji ryzyk:
Zgodnie z dokumentem „Wzorcowy podział Zadań SAP-Klient” za zarządzanie zmianami w przedsiębiorstwie zarządza Klient, z czego wynika konieczność zarządzania przedsiębiorstwem w taki sposób, aby zachować zakres projektu.
|
| RYZYKO |
| Traktowanie prac konfiguracyjnych i programistycznych, jako zadań wyłącznie dla konsultantów po stronie Dostawcy. Niewyznaczenie osób, które po stronie Zamawiającego będą pełnić rolę administratorów wdrożonych modułów zintegrowanego systemu informatycznego. Brak dokumentacji potwierdzającej wykonanie i akceptację przez zespół merytoryczny po stronie Zamawiającego testów funkcjonalnych. |
| METODA REDUKCJI RYZYKA |
| Zgodnie z metodyką ASAP w trakcie fazy pierwszej i drugiej projektu – powinny zostać określone zakres odpowiedzialności stron. Służy do tego tabela „Wzorcowy podział zadań SAP-Klient”, która powinna zostać omówiona i potwierdzona z Zamawiającym. Jeśli klarowny podział zadań i odpowiedzialności nie został wdrożony we wcześniejszej fazie projektu zalecane jest jego niezwłoczne wdrożenie.
W ww. dokumencie jasno określone są procentowe podziały nakładów pracy oraz odpowiedzialność Dostawcy lub Zamawiającego za rezultaty danego zadania. Zgodnie z dokumentem „Wzorcowy podział Zadań SAP-Klient” zarówno za prace konfiguracyjne jak i prace programistyczne (z wyjątkiem interfejsowania systemów Zamawiającego, co leży głównie po stronie Zamawiającego) są rozłożone zarówno na Zamawiającego jak i Dostawcę.
|
| RYZYKO |
| Brak sformalizowanego planu szkoleń, a w szczególności: programów poszczególnych kursów, materiałów dydaktycznych (skrypty, instrukcje, ćwiczenia) oraz zasad ankietyzacji i formalnej oceny zrealizowanych zajęć. Negatywne opinie uczestników po realizacji pierwszych, kliku kursów dotyczące m.in. braku doświadczenia konsultantów w przekazywaniu wiedzy, braku pomocy dydaktycznych oraz możliwości samodzielnego powtórzenia nabytych umiejętności praktycznych. |
| METODA REDUKCJI RYZYKA |
| Zgodnie z metodyką ASAP oraz z planem mitygacji poprzedniego ryzyka, na podstawie zatwierdzonego podziału zadań SAP-Klient, Zamawiający oraz Dostawca powinni w fazach I oraz II projektu wdrożeniowego.
Plan mitygacji ryzyk:
Zgodnie z dokumentem „Wzorcowy podział Zadań SAP-Klient” za przygotowanie planu szkoleń odpowiedzialny jest Dostawca, podczas gdy przeprowadzenie szkoleń użytkowników końcowych powinno być wykonane głównie przez Zamawiającego przy wsparciu SAP. W związku z powyższym niezbędne jest gruntowne przygotowanie zakresu bloków szkoleniowych w fazie I projektu wdrożeniowego i klarowne rozgraniczenie zakresów odpowiedzialności SAP-Klient dla omawianych działań. |
| RYZYKO |
| Niewyznaczenie pracowników po stronie Zamawiającego, odpowiedzialnych za przygotowanie danych podstawowych do planowanej migracji oraz lekceważenie problemu dużej czasochłonności, związanej z prawidłowym przygotowaniem danych podstawowych – w tym brak eksportu danych z wcześniej użytkowanych systemów informatycznych i ręczne uzupełnianie brakujących informacji. |
| METODA REDUKCJI RYZYKA |
| Metodyka ASAP oraz oraz zawarty w niej podział zadań SAP-Klient za budowanie interfejsów po stronie klienta, przygotowanie oraz czyszczenie danych z systemów zewnętrznych w 100% powinien być odpowiedzialny Zamawiający. Za opracowanie narzędzi do importu danych do systemu ERP SAP, Zamawiający oraz SAP są odpowiedzialni solidarnie. Zgodnie z powyższym niezbędne jest wyznaczenie osób, określenie poziomu niezbędnego wsparcia ze strony Dostawcy i przeprowadzenie migracji ww. danych.
Możliwe przyczyny powstania ryzyka: Brak świadomości powagi odpowiedniego przygotowania danych, które są podstawą do poprawnego działania systemu ERP SAP.
Plan mitygacji ryzyk:
|
| RYZYKO |
| Brak wewnętrznej organizacji systemu pomocy użytkownikom końcowym (ang. Help Desk), składającej się z członków zespołów merytorycznych po stronie Zamawiającego – eskalacja wszystkich, nawet drobnych problemów bezpośrednio do zewnętrznych konsultantów. |
| METODA REDUKCJI RYZYKA |
| Wypracowanie przepływu problemów wewnątrz organizacji projektowej. Do tego celu można przystosować ogólnodostępne systemy do zarządzania incydentami (np. Jira, HPSM, etc.).
W ramach opracowania powyższego systemu zarządzania obiegiem incydentów niezbędne jest określenie hierarchii problemów oraz ustalenie ram czasowych dla załatwienia każdej z awarii.
Przykładowy podział incydentów:
Zgodnie z dokumentem Metodyka ASAP – „Wzorcowy podział Zadań SAP-Klient” za powołanie zespołów wdrożeniowych oraz za określenie działań motywujących odpowiedzialność leży po stronie Zamawiającego.
|
