Metodyka ASAP

Metodyka ASAP opracowana na kanwie wieloletnich doświadczeń firmy SAP, jest idealną metodyką do wdrażania komponentów systemu ERP, ale również wdrożeń innych systemów i komponentów technologicznych. Zaangażowanie użytkowników w proces wdrożenia produktu SAP jest jedną z kluczowych cech metodyki ASAP

Kluczowymi zagadnieniami w każdym projekcie są:

  • czas
  • budżet
  • zasób pracy

W gronie naszych specjalistów znadują się osoby posiadające certyfikat z metodyki ASAP wystawiony przez SAP Polska.

Poniżej zamieszczamy typowe zagadnienia przy wdrożeniach systemów oraz ich rozwiązania oparte o metodykę ASAP.

 

RYZYKO
Brak sformalizowanego opisu metodyki projektu, procedur i uregulowań postępowania w projekcie. Rezygnacja z opracowania i wdrożenia „Karty Projektu” oraz szczegółowego harmonogramu prac związanych z podziałem zadań
i obowiązków pomiędzy zespołem konsultantów (Dostawca), a zespołem oddelegowanych pracowników merytorycznych (Zamawiający).
METODA REDUKCJI RYZYKA
Zespół  oddelegowanych konsultantów ze strony Dostawcy powinien przeprowadzić inwentaryzację dotychczasowych działań w zakresie określenia metodyki projektu oraz zależności i powiązań Zamawiający – Dostawca. Następnie, zespół projektowy (zarówno po stronie Dostawcy, jak i Zamawiającego) powinien zaplanować, przygotować i przeprowadzić działania dotyczące wdrożenia systemu SAP ERP w oparciu o zalecaną do wdrożeń metodykę ASAP. Zgodnie z metodyką, plan wdrożenia powinien opierać się o 6 faz:

  1. Project preparation – m.in.  przygotowanie „Karty Projektu” oraz wstępny harmonogram prac
  2. Business Blueprint – wypracowanie z Zamawiającym harmonogramu prac, podziału zadań oraz podziału obowiązków
  3. Realization – realizacja prac zgodnie z przygotowanym harmonogramem.
  4. Final preparation
  5. Go Live and Support
  6. RunSAP

Wszystkie ww. fazy powinny zostać opracowane i przeprowadzone w ramach projektu wdrożeniowego.

Zgodnie z dokumentem „Wzorcowy podział Zadań SAP-Klient” odpowiedzialność za opracowanie i wdrożenie standardów oraz procedur projektowych w podziale 70/30% leży po stronie Dostawcy.

 

 

RYZYKO
Niewyznaczenie imiennych składów osobowych zespołów wdrożeniowych
po stronie Zamawiającego w strukturze organizacyjnej projektu i / lub nieoddelegowanie uczestników projektu do prac w wystarczającym stopniu.
Brak regulacji dotyczących wynagradzania pracowników merytorycznych za prace realizowane na rzecz projektu.
METODA REDUKCJI RYZYKA
Zgodnie z zalecaną dla projektów wdrożeniowych SAP, metodyką ASAP niezbędne w fazie pierwszej – przygotowania projektu – jest wyznaczenie kluczowych interesariuszy projektu, w tym:

·                zespołu projektowego po stronie Zamawiającego,

·                zespołu projektowego po stronie Dostawcy,

·                Komitetu Sterującego, jak również

·                zasad i mierzalnych celów operacyjnych.

 

W zakresie metodyki ASAPjest określony wymóg dodatkowego wynagradzania pracowników merytorycznych, jednak określenie czytelnych i motywujących zasad jest szeroko stosowaną dobrą praktyką. Powyższy zakres leży w gestii Sponsora projektu, który odpowiada za motywowanie, określenie celów i produktów projektu a także za motywowanie kadr i realizację odpowiedniego programu motywacyjnego.

Zgodnie z dokumentem „Wzorcowy podział Zadań SAP-Klient” odpowiedzialność za powołanie zespołów wdrożeniowych oraz za określenie działań motywujących leży całkowicie po stronie Zamawiającego.

 

 

 

 

RYZYKO
Dodatkowe zadania przydzielone pracownikom związane z realizacją projektu wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego mogą być traktowane przez nich, jako zło konieczne, którego należy unikać m.in. a) ponadwymiarowe godziny pracy związane z wprowadzaniem danych słownikowych, parametrów oraz testowaniem oprogramowania; b) złożone, czasochłonne zadania merytoryczne
np. identyfikacja i opis procesów gospodarczych; c) odpowiedzialność za decyzje dotyczące formułowanych wymagań).
METODA REDUKCJI RYZYKA
Istotne jest, aby przed rozpoczęciem projektu przygotować pracowników do nowych odpowiedzialności, poprzez pokazanie im informacji o kluczowych korzyściach z wdrożenia systemu zintegrowanego. Wszelkie działania powinny być podejmowane w podejściu partnerskim.

Plan mitygacji ryzyk:

a) reguły wynagradzania za zadania będące częścią projektu zostaną uregulowane w odpowiednim dokumencie wewnętrznym w początkowej fazie projektu a następnie omówione z pracownikami

b) czasochłonne zadania merytoryczne zostaną przy pomocy zespołu projektowego (również z SAP) rozłożone na czynniki pierwsze

c) kwestie odpowiedzialności za decyzje dot. wymagań zostaną wyjaśnione zespołowi. Zostanie opracowane podejście 2 par oczu – sprawdzenie jednocześnie przez Zamawiającego i Dostawcę – co w konsekwencji zmniejszy obciążenie decyzyjne użytkowników kluczowych.

Zgodnie z dokumentem „Wzorcowy podział Zadań SAP-Klient” odpowiedzialność  za określenie działań motywujących leży po stronie Zamawiającego, podczas gdy odpowiedzialność za planowanie wymagań technicznych powinna się znajdować po stronie Dostawcy (przy wsparciu Zamawiającego).

 

 

RYZYKO
Zmiana wymagań funkcjonalnych w fazie konfiguracji systemu
lub w fazie wykonywania testów – pomimo wcześniejszego zatwierdzenia dokumentu „Analiza Przedwdrożeniowa”. Brak zatwierdzonych specyfikacji zestawień i raportów – zgodnie z umową kontraktową Dostawca zobowiązany jest do opracowania
30 nowych zestawień i raportów.
METODA REDUKCJI RYZYKA
Zmiana wymagań funkcjonalnych, w każdej fazie projektu następującej po ich zatwierdzeniu przynosi ryzyko wydłużenia prac a zarazem ich kosztów.

Plan mitygacji ryzyk:

  • Zamawiający zostanie poinformowany o konsekwencjach zmian funkcjonalnych w czasie trwania projektu a także wpływie zmian na harmonogram.
  • Należy określić jaka jest przyczyna braku zatwierdzenia specyfikacji i w razie potrzeby oddelegować pracownika/konsultanta merytorycznego do pomocy pracownikom wewnętrznym w celu opracowania i zatwierdzenie wersji ostatecznej
  • W przypadku kiedy zmiany są niezbędne do działania systemu w fazie startu produkcyjnego, niezbędne jest ich zaimplementowanie (wpływ na koszt i harmonogram powinny zostać przedstawione Sponsorowi [S.] projektu oraz Komitetowi Sterującemu [KS.])
  • W przypadku gdy zmiany nie są niezbędne do startu produkcyjnego proponowane jest ich przesunięcie na okres po wdrożeniu (dw. S. i KS.)

 

Zgodnie z dokumentem „Wzorcowy podział Zadań SAP-Klient” za zarządzanie zmianami w przedsiębiorstwie zarządza Klient, z czego wynika konieczność zarządzania przedsiębiorstwem w taki sposób, aby zachować zakres projektu.

 

 

 

RYZYKO
Traktowanie prac konfiguracyjnych i programistycznych,
jako zadań wyłącznie dla konsultantów po stronie Dostawcy.
Niewyznaczenie osób, które po stronie Zamawiającego będą pełnić rolę administratorów wdrożonych modułów zintegrowanego systemu informatycznego.
Brak dokumentacji potwierdzającej wykonanie i akceptację przez zespół merytoryczny po stronie Zamawiającego testów funkcjonalnych.
METODA REDUKCJI RYZYKA
Zgodnie z metodyką ASAP w trakcie fazy pierwszej i drugiej projektu – powinny zostać określone zakres odpowiedzialności stron. Służy do tego tabela „Wzorcowy podział zadań SAP-Klient”, która powinna zostać omówiona i potwierdzona z Zamawiającym. Jeśli klarowny podział zadań i odpowiedzialności nie został wdrożony we wcześniejszej fazie projektu zalecane jest jego niezwłoczne wdrożenie.

W ww. dokumencie jasno określone są procentowe podziały nakładów pracy oraz odpowiedzialność Dostawcy lub Zamawiającego za rezultaty danego zadania.

Zgodnie z dokumentem „Wzorcowy podział Zadań SAP-Klient” zarówno za prace konfiguracyjne jak i prace programistyczne (z wyjątkiem interfejsowania systemów Zamawiającego, co leży głównie po stronie Zamawiającego) są rozłożone zarówno na Zamawiającego jak i Dostawcę.

 

 

 

RYZYKO
Brak sformalizowanego planu szkoleń, a w szczególności: programów poszczególnych kursów, materiałów dydaktycznych (skrypty, instrukcje, ćwiczenia) oraz zasad ankietyzacji i formalnej oceny zrealizowanych zajęć.  Negatywne opinie uczestników po realizacji pierwszych, kliku kursów dotyczące m.in. braku doświadczenia konsultantów w przekazywaniu wiedzy, braku pomocy dydaktycznych oraz możliwości samodzielnego powtórzenia nabytych umiejętności praktycznych.
METODA REDUKCJI RYZYKA
Zgodnie z metodyką ASAP oraz z planem mitygacji poprzedniego ryzyka, na podstawie zatwierdzonego podziału zadań SAP-Klient, Zamawiający oraz Dostawca powinni w fazach I oraz II projektu wdrożeniowego.

Plan mitygacji ryzyk:

  • Brak doświadczenia konsultantów w przekazywaniu wiedzy, brak pomocy dydaktycznych – dobranie do projektu konsultantów posiadających odpowiednie doświadczenie i umiejętności w przekazywaniu wiedzy, lub pozyskanie takowych dla fazy prowadzonych szkoleń
  • Brak możliwości samodzielnego powtórzenia nabytych umiejętności praktycznych – przygotowanie lub przystosowanie środowiska testowego na cel powtarzania materiału przez pracowników. Wypracowanie harmonogramu oraz zasad użytku testowego (np. zdalne połączenie z domu) dla ww. systemu.

 

Zgodnie z dokumentem „Wzorcowy podział Zadań SAP-Klient” za przygotowanie planu szkoleń odpowiedzialny jest Dostawca, podczas gdy przeprowadzenie szkoleń użytkowników końcowych powinno być wykonane głównie przez Zamawiającego przy wsparciu SAP. W związku z powyższym niezbędne jest gruntowne przygotowanie zakresu bloków szkoleniowych w fazie I projektu wdrożeniowego i klarowne rozgraniczenie zakresów odpowiedzialności SAP-Klient dla omawianych działań.

 

 

  

RYZYKO
Niewyznaczenie pracowników po stronie Zamawiającego, odpowiedzialnych
za przygotowanie danych podstawowych do planowanej migracji oraz lekceważenie problemu dużej czasochłonności, związanej z prawidłowym przygotowaniem danych podstawowych – w tym brak eksportu danych z wcześniej użytkowanych systemów informatycznych i ręczne uzupełnianie brakujących informacji.
METODA REDUKCJI RYZYKA
Metodyka ASAP oraz oraz zawarty w niej podział zadań SAP-Klient za budowanie interfejsów po stronie klienta, przygotowanie oraz czyszczenie danych z systemów zewnętrznych w 100% powinien być odpowiedzialny Zamawiający. Za opracowanie narzędzi do importu danych do systemu ERP SAP, Zamawiający oraz SAP są odpowiedzialni solidarnie. Zgodnie z powyższym niezbędne jest wyznaczenie osób, określenie poziomu niezbędnego wsparcia ze strony Dostawcy i przeprowadzenie migracji ww. danych.

Możliwe przyczyny powstania ryzyka:

Brak świadomości powagi odpowiedniego przygotowania danych, które są podstawą do poprawnego działania systemu ERP SAP.

 

Plan mitygacji ryzyk:

  • Komunikacja statusu ze Sponsorem projektu i zespołami projektowymi,
  • Zaproponowanie wsparcia w tej fazie (z możliwym impaktem na harmonogram projektu)
  • Przeprowadzenie szkolenia dla pracowników wewnętrznych w celu uświadomienia wagi rezultatów tego procesu oraz określenia potencjalnych problemów w procesie i sposobów ich zażegnania
  • Wyznaczenie odpowiedzialnych
  • Przeprowadzenie migracji danych

 

 

 

RYZYKO
Brak wewnętrznej organizacji systemu pomocy użytkownikom końcowym
(ang. Help Desk), składającej się z członków zespołów merytorycznych po stronie Zamawiającego – eskalacja wszystkich, nawet drobnych problemów bezpośrednio do zewnętrznych konsultantów.
METODA REDUKCJI RYZYKA
Wypracowanie przepływu problemów wewnątrz organizacji projektowej. Do tego celu można przystosować ogólnodostępne systemy do zarządzania incydentami (np. Jira, HPSM, etc.).

W ramach opracowania powyższego systemu zarządzania obiegiem incydentów niezbędne jest określenie hierarchii problemów oraz ustalenie ram czasowych dla załatwienia każdej z awarii.

 

Przykładowy podział incydentów:

  1. Priorytet 1 – Awaria głównych modułów, przerwa działania systemu, wpływ na wszystkich użytkowników – niezwłocznie, maksymalnie 4 godziny
  2. Priorytet 2 – Awaria jednego z głównych modułów, wpływ na wszystkich użytkowników – niezwłocznie, maksymalnie 8 godzin
  3. Priorytet 3 – Awaria jednego z modułów pobocznych, wpływ na niektórych użytkowników – 2 dni
  4. Priorytet 4 – Pomniejszy problem jednego z modułów,  wpływ na niektórych użytkowników – 1 tydzień
  5. Priorytet 4 – Problem nieblokujący dostępu do systemu, wpływ na 1 lub kilku użytkowników – 2 tygodnie

Zgodnie z dokumentem Metodyka ASAP –  „Wzorcowy podział Zadań SAP-Klient” za powołanie zespołów wdrożeniowych oraz za określenie działań motywujących odpowiedzialność leży po stronie Zamawiającego.